Guide till arbetsytor och mappar: Få ordning på din organisation
I Handsal är din struktur byggd för att ge dig både översikt och flexibilitet. Här kan du läsa allt om hur du organiserar dina ärenden korrekt med arbetsytor och mappar.
Vad är en arbetsyta?
En arbetsyta är din övergripande "kontor". Det är här grunden för din dokumenthantering ligger. Som ägare har du full kontroll; du kan enkelt skapa, namnge och byta namn på dina arbetsytor så att de passar dina avdelningar eller projekt.
Mappar och undermappar
Inuti varje arbetsyta kan du skapa exakt den mappstruktur du vill ha. Du kan skapa mappar, och inuti dessa kan du skapa undermappar på flera nivåer. Det gör det enkelt att arkivera kontrakt efter t.ex. år, kundtyp eller status.
Viktigt om användaråtkomst och säkerhet
När du tilldelar en användare åtkomst sker det på arbetsytnivå. Det betyder:
- En användare med åtkomst till en arbetsyta har automatiskt åtkomst till alla mappar och filer inom den.
- Det är inte möjligt att begränsa åtkomst till enskilda mappar under en arbetsyta.
- Tänk noga igenom vem som ska ha åtkomst till vad – t.ex. kan det vara klokt att ha en separat "HR & Lön"-arbetsyta som endast ledningen kan nå.
Flytta kontrakt
Flexibiliteten är som störst när du arbetar internt inom en arbetsyta. Du kan fritt flytta dina kontrakt och ärenden mellan alla dina mappar och undermappar. Observera dock att filer av säkerhetsskäl inte kan flyttas eller dras mellan olika arbetsytor.
Administration och borttagning
Som ägare kan du när som helst lägga till eller ta bort användare med några klick. Var dock mycket försiktig om du väljer att ta bort en arbetsyta: Vid borttagning försvinner alla mappar och ärenden permanent. Det kan inte ångras, så se alltid till att ha tömt eller säkrat viktiga data först.
Behöver du hjälp att strukturera ditt företag?
Om du är osäker på hur du bäst delar upp dina avdelningar i arbetsytor är vår support redo att brainstorma med dig. Ska vi hjälpa dig komma igång?