Processen: Din kompletta guide från första uppladdning till färdigt avtal
Designfilosofin bakom Handsal är enkel: Det ska vara omöjligt att gå vilse i processen. Vi har skapat ett intuitivt arbetsflöde som säkert guidar dig genom varje steg, så du alltid har full kontroll över dina dokument och aldrig är osäker på nästa steg. Nedan går vi igenom hela processen som gör din dokumenthantering både professionell och effektiv.
Steg 1: Initiering och identifikation
Allt börjar med ett enda klick på knappen "Skapa". Här lägger du grunden för ditt ärende. Det första du gör är att ge ärendet ett meningsfullt namn – till exempel "Partnersavtal – [Kundnamn] – 2026". Detta namn gör det enkelt att hitta ärendet i ditt arkiv senare.
Du har också möjlighet att lägga till en intern beskrivning. Denna beskrivning är värd sin vikt i guld för eget bruk eller för dina kollegor, eftersom den kan innehålla viktiga anteckningar om ärendets kontext, särskilda avtal eller interna referensnummer som inte framgår av själva dokumentet.
Steg 2: Dokumenthantering och bilag
När ramen är på plats är det dags att ladda upp det faktiska innehållet. Du drar enkelt ditt huvuddokument in i systemet. Men i den verkliga världen består ett avtal sällan av bara en fil. Därför ger Handsal dig möjlighet att lägga till alla nödvändiga bilag och appendicer (som leveransvillkor, databehandlaravtal eller tekniska specifikationer). Genom att samla allt i ett paket säkerställer du att mottagaren har full beslutsgrund och inte behöver söka igenom olika e-postmeddelanden efter viktiga bilag. Detta skapar transparens och minskar risken för fel och missförstånd.
Steg 3: Mottagare och rollhantering
När dokumenten är klara definierar du vem som ska vara involverad. Du lägger till mottagare genom att helt enkelt ange deras namn och e-postadress. Här utmärker sig Handsal genom att ge dig granulär kontroll över varje persons interaktion med dokumentet. Du kan tilldela följande roller:
- Undertecknare: Denna person har den juridiska auktoriteten och måste slutföra den faktiska signeringen av dokumentet. Ärendet anses inte slutfört förrän alla med denna roll har signerat.
- Godkännare: En kritisk roll för kvalitetssäkring. En godkännare måste granska och aktivt godkänna innehållet innan processen kan gå vidare till nästa fas eller slutföras. Detta är idealiskt om en juridisk konsult eller avdelningschef behöver godkänna innehållet först.
- Åskådare: Denna person får en kopia av dokumenten till information. De kan följa processen men behöver inte vidta några aktiva åtgärder. Det är perfekt för att hålla t.ex. din redovisning eller kundservice informerad om nya avtal.
Steg 4: Realtidsövervakning och uppföljning
När ärendet har skickats förlorar du inte kontrollen. I din Handsal-portal kan du kontinuerligt övervaka status i realtid. Du kan se exakt vem som har öppnat e-postmeddelandet, vem som har läst dokumenten och vem som ännu inte har signerat. Vi vet att e-postmeddelanden ibland kan försvinna i en full inkorg eller ett spamfilter. Därför har vi byggt in en "Skicka igen"-funktion. Med ett enda klick kan du skicka en artig påminnelse eller en ny åtkomstlänk till mottagaren om de har förlorat det ursprungliga e-postmeddelandet. Detta sparar dig manuellt skrivarbete och säkerställer att processen aldrig kommer till ett fullständigt stopp.
Steg 5: Det slutförda avtalet
När alla parter har slutfört sin uppgift – oavsett om det är att visa, godkänna eller signera – slutför systemet automatiskt ärendet. Alla involverade får en bekräftelse, och det färdiga, juridiskt bindande dokumentet arkiveras säkert i din valda arbetsyta, där det alltid är tillgängligt för framtiden.
Behöver du en snabb genomgång?
Behöver du en snabb genomgång av hur du lägger till flera godkännare till ett komplext ärende? Vårt supportteam är redo att visa dig hur du sätter upp det perfekta arbetsflödet för ditt företags behov. Ska vi hjälpa dig skicka ditt första ärende idag?