Processen: Din komplette guide fra første upload til færdig aftale
Designfilosofien bag Handsal er enkel: Det skal være umuligt at fare vild i processen. Vi har skabt et intuitivt workflow, der guider dig sikkert gennem hvert trin, så du altid har den fulde kontrol over dine dokumenter og aldrig er i tvivl om, hvad det næste skridt er. Herunder gennemgår vi den fulde proces, som gør din dokumenthåndtering både professionel og effektiv.
Trin 1: Initialisering og identifikation
Alt starter med et enkelt klik på knappen "Opret". Her lægger du fundamentet for din sag. Det første du gør, er at give sagen et sigende navn – det kunne være "Samarbejdsaftale – [Kundenavn] – 2026". Dette navn gør det nemt at fremsøge sagen i dit arkiv senere.
Du har også mulighed for at tilføje en intern beskrivelse. Denne beskrivelse er guld værd til eget brug eller til dine kolleger, da den kan indeholde vigtige noter om sagens kontekst, særlige aftaler eller interne referencenumre, som ikke fremgår af selve dokumentet.
Trin 2: Dokumenthåndtering og bilag
Når rammen er sat, er det tid til at uploade selve indholdet. Du trækker nemt dit hoveddokument ind i systemet. Men i den virkelige verden består en aftale sjældent kun af én fil. Derfor giver Handsal dig mulighed for at tilføje alle nødvendige bilag og appendixer (såsom salgs- og leveringsbetingelser, databehandleraftaler eller tekniske specifikationer). Ved at samle alt i én pakke sikrer du, at modtageren har det fulde beslutningsgrundlag og ikke skal lede i forskellige e-mails efter vigtige bilag. Dette skaber gennemsigtighed og mindsker risikoen for fejl og misforståelser.
Trin 3: Modtagere og rollestyring
Når dokumenterne er klar, definerer du, hvem der skal involveres. Du tilføjer modtagere ved blot at indtaste deres navn og e-mailadresse. Her adskiller Handsal sig ved at give dig granulær kontrol over hver persons interaktion med dokumentet. Du kan tildele følgende roller:
- Underskriver: Denne person har den juridiske autoritet og skal gennemføre selve signeringen af dokumentet. Sagen betragtes ikke som afsluttet, før alle med denne rolle har skrevet under.
- Godkender: En kritisk rolle til kvalitetssikring. En godkender skal gennemse og aktivt godkende indholdet, før processen kan bevæge sig videre til næste fase eller færdiggøres. Dette er ideelt, hvis en juridisk konsulent eller en afdelingsleder skal sige god for indholdet først.
- Se (Viewer): Denne person modtager en kopi af dokumenterne til orientering. De kan følge med i processen, men skal ikke foretage sig aktive handlinger. Det er perfekt til at holde f.eks. jeres bogholderi eller kundeservice orienteret om nye aftaler.
Trin 4: Overvågning og opfølgning i realtid
Når sagen er sendt afsted, slipper du ikke kontrollen. I din Handsal-portal kan du løbende overvåge status i realtid. Du kan se præcis, hvem der har åbnet e-mailen, hvem der har læst dokumenterne, og hvem der mangler at skrive under. Vi ved, at e-mails indimellem kan forsvinde i en travl indbakke eller et spamfilter. Derfor har vi indbygget en "Resend"-funktion. Med ét enkelt klik kan du sende en høflig påmindelse eller en ny adgangskode til modtageren, hvis de har mistet den oprindelige mail. Dette sparer dig for manuelt tastearbejde og sikrer, at processen aldrig går helt i stå.
Trin 5: Den færdige aftale
Når alle parter har udført deres opgave – uanset om det er at se, godkende eller underskrive – færdiggør systemet automatisk sagen. Alle involverede modtager en bekræftelse, og det færdige, juridisk bindende dokument arkiveres sikkert i dit valgte Workspace, hvor det altid er tilgængeligt for fremtiden.
Brug for en hurtig gennemgang?
Har du brug for en hurtig gennemgang af, hvordan du tilføjer flere godkendere til en kompleks sag? Vores supportteam sidder klar til at vise dig, hvordan du opsætter det perfekte workflow til din virksomheds behov. Skal vi hjælpe dig med at sende din første sag afsted i dag?