E-mailskabeloner: Gør din kommunikation personlig og professionel
I Handsal kan du skræddersy de beskeder, dine kunder og partnere modtager, så de matcher din virksomheds tone og stil. Ved at bruge flettefelter (variabler) kan systemet automatisk indsætte informationer som navne, datoer og titler, hvilket sikrer et professionelt udtryk hver gang.
Hvad er en skabelongruppe?
Når du vælger eller opretter en template, består den som standard af en gruppe på tre e-mails, der sikrer en rød tråd gennem underskriftsprocessen:
- Underskriftsanmodning (Signing Request): Den første invitation, hvor modtageren bliver bedt om at skrive under.
- Afvisningsmail (Rejection Mail): Beskeden der sendes, hvis en part afviser at underskrive dokumentet.
- Færdiggjort mail (Completed Mail): Bekræftelsen til alle parter, når dokumentet er færdigsigneret.
Brug flettefelter til automatisering
For at gøre dine e-mails dynamiske kan du indsætte specifikke koder (variabler), som systemet automatisk udfylder med de korrekte data. Her er de vigtigste, du kan bruge:
Underskrift & Dokumenter
- {{signingParty.Name}}: Modtagerens fulde navn (f.eks. Anders Hansen).
- {{signCase.Title}}: Titlen på dokumentet eller sagen (f.eks. Lejekontrakt 2025).
- {{signingParty.SigningRole}}: Rollen modtageren har, f.eks. "Underskriver".
- {{signCase.ExpiryDate}}: Hvornår fristen for underskrift udløber.
- {{cancellation.Reason}}: Årsagen, hvis en sag bliver annulleret.
Invitationer til organisationen
- {{inviter.Name}}: Navnet på den person, der sender invitationen.
- {{invitation.Role}}: Den rolle, den nye bruger tildeles (f.eks. Administrator).
- {{invitation.ExpiresAt}}: Hvornår linket til invitationen udløber.
Milepæle & Påmindelser
- {{milestone.EventType}}: Typen af begivenhed, f.eks. "Kontraktudløb".
- {{milestone.EventDate}}: Datoen for begivenheden.
- {{milestone.Note}}: Din personlige note tilknyttet milepælen.
Tip fra Handsal
Gør dine skabeloner endnu mere personlige ved at inkludere kontaktoplysninger til jeres support i bunden. Husk, at du altid kan bruge Live Preview til at se præcis, hvordan variablerne ser ud, før du gemmer din skabelon.