Contacts: Din personlige adressebog og genvej til hurtigere ekspedition
I en travl hverdag tæller hvert sekund, og gentagne indtastninger af de samme oplysninger er ikke blot tidskrævende, men også en kilde til fejl. For at gøre din arbejdsproces i Handsal så gnidningsfri som overhovedet muligt, har vi indbygget et avanceret og effektivt kontaktmodul. Denne funktion fungerer som din virksomheds centrale adressebog, hvor du kan gemme og organisere alle de personer, du interagerer med i din dokumenthåndtering.
I stedet for manuelt at skulle indtaste navne og e-mailadresser hver eneste gang, du opretter en ny sag, giver "Contacts" dig mulighed for at gemme dine mest brugte kontakter én gang for alle. Det gælder alt fra faste samarbejdspartnere og eksterne leverandører til jeres egne interne ledere og direktører, som ofte optræder i jeres sager. Med blot et enkelt klik kan du vælge en kontakt fra listen og tildele dem deres specifikke rolle i sagen – uanset om de skal optræde som underskrivere, godkendere eller blot have adgang som seere (viewers).
Fordelene ved at bruge adressebogen
Fordelene ved at bruge adressebogen er mange:
- Eliminering af fejl: Ved at bruge gemte kontakter minimerer du risikoen for kritiske stavefejl i e-mailadresser. En lille tastefejl kan betyde, at et følsomt dokument sendes til den forkerte, eller at en vigtig proces går i stå, fordi modtageren aldrig modtager invitationen. Med adressebogen ved du, at data er korrekte hver gang.
- Lynhurtig oprettelse: Du sparer værdifuld tid i oprettelsesfasen, hvilket betyder, at du kan sende dine dokumenter afsted på rekordtid. Dette er især en fordel for virksomheder med et højt volumen af sager, hvor den samlede tidsbesparelse hurtigt bliver til mange timer på månedsbasis.
- Bedre overblik over relationer: Ved at have dine kontakter samlet centralt i Handsal, skaber du en struktureret database over jeres vigtigste interessenter. Det gør det nemt for dig og dit team at bevare overblikket over, hvem der typisk er involveret i hvilke typer af sager.
Kvalitetssikring og professionel kommunikation
Denne funktion er ikke blot en bekvemmelighed; det er et værktøj til kvalitetssikring, der sikrer, at jeres kommunikation altid rammer plet og fremstår professionel over for både interne og eksterne parter.
Vil du have hjælp til at importere kontakter?
Vil du have hjælp til at importere dine vigtigste kontakter med det samme? Vi kan guide dig i, hvordan du hurtigt opbygger din adressebog, så du kan drage fordel af de hurtigere flows allerede fra din næste sag. Skal vi se på, hvordan du tilføjer din første faste underskriver til systemet?